Guide de l'Administrateur

01Introduction

Qu'est-ce que Sherpa AI ?

Sherpa AI est une plateforme d'entraînement conversationnel basée sur l'intelligence artificielle. Elle permet aux utilisateurs de s'entraîner à des scénarios de communication professionnelle (vente, service client, management) en interagissant avec des assistants virtuels.

À qui s'adresse ce guide ?

Ce guide est destiné aux administrateurs de la plateforme qui gèrent :

• Les comptes utilisateurs et leurs droits
• La structure organisationnelle (organisations, départements, équipes)
• Les crédits d'utilisation
• Les scénarios d'entraînement
• Le suivi des performances

Conventions utilisées dans ce guide

02Connexion et Rôles

Accès à l'interface d'administration

Pour accéder à l'interface d'administration, ouvrez votre navigateur et rendez-vous à l'adresse :

https://[votre-domaine]/admin/

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Rôles et permissions détaillés

La plateforme définit 5 niveaux de permissions hiérarchiques :

Accès aux données selon le rôle

03Vue d'Ensemble du Dashboard

Après connexion, vous accédez au tableau de bord principal de l'administration.

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Structure du Dashboard

Le dashboard est organisé en plusieurs sections dans la barre latérale gauche.

Section ACCOUNTS

Section SESSIONS

Actions récentes

Le dashboard affiche également les Actions récentes effectuées par l'administrateur connecté, permettant de retrouver rapidement les derniers éléments consultés ou modifiés.

04Architecture Organisationnelle

Diagramme de hiérarchie complète

La plateforme Sherpa AI est construite sur une architecture hiérarchique à 4 niveaux :

Niveau 1 : Organisation (Client)
  └── Niveau 2 : Département (ClientGroup)
        └── Niveau 3 : Équipe (ClientSubgroup)
              └── Niveau 4 : Utilisateur (CustomUser)

Relations entre entités

Relations ManyToMany (M2M)

Relations ForeignKey (FK)

Validation hiérarchique automatique

Le système effectue des validations automatiques pour maintenir la cohérence hiérarchique :

# Validation Utilisateur → Équipe → Département → Organisation
Si user.client_subgroup est défini:
    → user.client_group DOIT être = client_subgroup.client_group
    → user.client DOIT être = client_subgroup.client_group.client

Si user.client_group est défini (sans subgroup):
    → user.client DOIT être = client_group.client

Méthodes et propriétés utiles

05Gestion des Utilisateurs

Liste et navigation

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Filtres avancés et spécialisés

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🏢 Filtres hiérarchiques

💰 Quota Status

📅 Credit Expiration

Raccourcis de recherche avancés

La barre de recherche supporte des raccourcis spéciaux pour une recherche rapide et précise :

Fiche utilisateur complète

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Section 1 : Personal Info

Section 2 : Organization Assignment

Section crédits détaillée

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Indicateurs de couleur de la jauge

Usage Calculation Start Date - Le Pare-feu des Crédits

Ce champ est critique pour la gestion des crédits. Il agit comme un pare-feu temporel : toutes les sessions effectuées AVANT cette date sont ignorées dans le calcul de consommation des crédits.

1. Aller dans "Custom users"
2. Sélectionner le(s) utilisateur(s) concerné(s)
3. Menu Action → "Set custom usage start date..."
4. Sélectionner la date du jour (ou date de début du nouveau contrat)
5. Cliquer sur "Apply"

→ Résultat : La consommation affichée sera 0 car les sessions
  antérieures à cette date sont ignorées

Actions de masse - Workflow complet

Les actions de masse permettent d'effectuer des opérations sur plusieurs utilisateurs simultanément. Voici le workflow complet illustré par des captures d'écran.

📋 Étape 1 : FILTRER (Panneau de droite)

Utilisez le panneau de filtres à droite de l'écran pour cibler les utilisateurs souhaités :

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📋 Étape 2 : SÉLECTIONNER (Tableau principal)

Une fois les utilisateurs filtrés, sélectionnez-les via les cases à cocher :

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📋 Étape 3 : EXÉCUTER (Menu déroulant)

Ouvrez le menu déroulant "Action" pour voir toutes les actions disponibles :

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Liste complète des actions de masse (17+ actions)

06Configuration des Managers

Administrateur d'organisation (Client Admin)

Le Client Administrator a la gestion complète de son organisation. Pour configurer un administrateur :

1. Créer ou sélectionner un utilisateur
2. Définir son rôle sur CLIENT_ADMIN
3. L'assigner à l'organisation concernée
4. Dans la fiche Client, l'ajouter aux "Organization Administrators"

Manager de département (Group Manager)

Le Group Manager gère son département et les équipes associées.

Manager d'équipe (Subgroup Manager)

Le Subgroup Manager gère son équipe uniquement. Comme pour le Group Manager, une double configuration est requise.

Procédures de configuration pas à pas

1. Aller dans "Custom users"
2. Rechercher l'utilisateur concerné
3. Cliquer sur son nom pour ouvrir sa fiche
4. Dans "Organization Assignment" :
   - Vérifier que Client/Department/Team sont corrects
   - Changer le Role vers le niveau souhaité
5. Sauvegarder
6. Aller dans la fiche du groupe concerné (Client Group ou Client Subgroup)
7. Dans la section "Managers", ajouter l'utilisateur
8. Sauvegarder

07Structure Organisationnelle

Organisations (Clients)

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Départements (Client Groups)

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Équipes (Client Subgroups)

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Gestion des membres via groupes

Dans un Département, on distingue deux types de membres :

Département "Commercial" peut contenir :
├── Membres directs : Alice, Bob (assignés directement au département, sans équipe)
├── Équipe "Vente Nord" : Charlie, David
└── Équipe "Vente Sud" : Eve, Frank

Total département = 6 utilisateurs (2 directs + 4 via équipes)

08Système de Crédits Avancé

Concept et calcul des crédits

1 crédit = 1 minute de session d'entraînement. Les crédits sont attribués aux utilisateurs via des fenêtres de validité. La consommation est calculée automatiquement en fonction de la durée des CallData.

active_window = user.get_active_credit_validity_window()
if active_window:
    # Crédits de la fenêtre active
    allocated = active_window.allocated_credits
    # Consommation = somme des CallData dans la période
    consumed = sum(call_data.duration for call_data in window.period_calls)
    available = allocated - consumed
elif user.unlimited_quota:
    available = UNLIMITED  # "∞"
else:
    available = 0  # Pas de fenêtre active

Credit Validity Windows

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Allocations et transactions

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Actions de masse pour les crédits

ÉTAPE 1 : FILTRER LES UTILISATEURS CIBLES
1. Aller dans "Custom users"
2. Dans le panneau de droite (Filters):
   - Sélectionner "Organization" → Choisir le client
   - (Optionnel) Sélectionner "Department" → Choisir le département
   - (Optionnel) Sélectionner "Team" → Choisir l'équipe

ÉTAPE 2 : SÉLECTIONNER LES UTILISATEURS
3. Cocher la case en HAUT À GAUCHE du tableau
   → Tous les utilisateurs filtrés sont sélectionnés

ÉTAPE 3 : EXÉCUTER L'ACTION
4. Ouvrir le menu déroulant "Action"
5. Choisir "📅 Add Credit Validity Window to selected users"
6. Cliquer sur "Go"
7. Remplir le formulaire avec :
   - Start Date : Date de début de validité
   - End Date : Date de fin de validité
   - Allocated Credits (minutes) : Nombre de minutes à allouer
   - Notes : Optionnel (ex: "Q1 2025", "Contrat annuel")
8. Cliquer sur "Create Credit Windows"

09Sessions d'Entraînement

Liste et statuts

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Détail d'une session

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Actions admin avancées

10Configuration des Scénarios

Mode Full vs Mentoring

Configuration complète d'un Squad

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Squad Group Access

Cette fonctionnalité permet de restreindre l'accès à un Squad à certains groupes ou organisations.

11Assistants IA

Liste des assistants

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Configuration d'un assistant

12Taxonomie

Catégories

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Gestes commerciaux

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13Analyse des Performances

Liste des feedbacks

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Badges visuels

Les feedbacks utilisent des badges visuels pour faciliter l'analyse rapide :

Détail d'un feedback

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Le détail d'un feedback contient :

1. Score global : Note sur 100%
2. Progression : Avancement dans le scénario
3. Analyse des questions : Nombre de questions ouvertes/fermées et ratio
4. Points forts : 3-5 éléments positifs avec exemples verbatim
5. Axes d'amélioration : 3-5 éléments à améliorer avec suggestions concrètes
6. Score Details : Décomposition détaillée des scores par critère

Interactions

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Call Datas

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Actions disponibles sur les Call Datas

Métriques et calculs

Score de progression

if previous_avg_score > 0:
    progression = ((current_avg_score - previous_avg_score) / previous_avg_score) * 100
elif current_avg_score > 0:
    progression = 100  # Première période avec données
else:
    progression = 0

Taux d'atteinte

attainment_rate = (current_avg_score / objective_score) * 100

Skills par geste commercial

Catégorie (ex: "Vente Directe")
  └── Geste (ex: "Appel sortant LEAD")
        └── Skills (ex: "Accueil et confiance", "Cadrage", etc.)

Learning Patterns (Habitudes d'Apprentissage)

L'analyse des patterns d'apprentissage identifie les habitudes de l'utilisateur.

Par créneau horaire

{
  "name": "Mardi",
  "value": 45.5,           // Minutes d'entraînement
  "sessionCount": 3,       // Nombre de sessions
  "avgScore": 78.5         // Score moyen ce jour
}

Percentiles et classement

Le système calcule le classement de l'utilisateur par rapport à ses pairs.

Distribution du temps

Par mode de session

Par locuteur

Widgets du Radio Dashboard

Matrice de performance

La matrice de performance croise les Gestes et les Catégories.

        | Catégorie A | Catégorie B | Catégorie C | Moyenne Geste
--------|-------------|-------------|-------------|---------------
Geste 1 |    78%      |    82%      |    75%      |     78.3%
Geste 2 |    65%      |    70%      |    68%      |     67.7%
Moyenne |    71.5%    |    76%      |    71.5%    |

KPIs du Dashboard

Critères d'évaluation (Success Evaluation)

Le système normalise automatiquement les noms de critères pour gérer les variations :

Cache et optimisation

Le système utilise un cache intelligent pour optimiser les performances.

14Journal d'Activité

User Activity Logs

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Audit et traçabilité

Le journal d'activité permet de :

• Suivre les connexions des utilisateurs
• Auditer les modifications de données
• Identifier les comportements inhabituels
• Générer des rapports d'activité

15FAQ

Gestion des FAQs

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16Modèles Supplémentaires

Typologie Client

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Classification des organisations pour le reporting et l'analyse. Exemples : "Banque", "Assurance", "Retail", "Industrie"

Population Cible

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Définit la population cible des départements pour adapter les scénarios. Exemples : "Conseillers clientèle", "Managers", "Commerciaux terrain"

Objectifs par critères

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Système hiérarchique d'objectifs pour l'évaluation des performances. Les objectifs peuvent être organisés en arbre avec des sous-objectifs et des critères.

17Annexes

Dépannage (Troubleshooting)

Guide de résolution des problèmes courants directement depuis l'interface admin.

Fonctionnalités d'export

Glossaire

Workflow typique d'administration

1. CONFIGURATION INITIALE
   ├── Créer l'organisation (Client)
   │   └── Définir le nom, logo, administrateurs
   ├── Créer les départements (Client Groups)
   │   └── Assigner les managers (GROUP_MANAGER)
   ├── Créer les équipes (Client Subgroups)
   │   └── Assigner les managers (SUBGROUP_MANAGER)
   └── Configurer les scénarios (Squads)
       └── Choisir le mode (Full / Mentoring)

2. GESTION DES UTILISATEURS
   ├── Créer les comptes (manuellement ou import Excel)
   ├── Assigner aux équipes/départements
   ├── Attribuer des crédits via Credit Validity Windows
   │   ├── Définir la période de validité
   │   ├── Définir le nombre de minutes
   │   └── Ajouter des notes de référence
   └── Définir les rôles appropriés

3. ACTIONS DE MASSE COURANTES
   ├── Filtrer par organisation/département/équipe
   ├── Sélectionner les utilisateurs
   └── Exécuter l'action appropriée
       ├── Add Credit Validity Window
       ├── Change Roles
       ├── Move to Department/Team
       └── Export to CSV

4. SUIVI QUOTIDIEN
   ├── Surveiller les sessions
   ├── Analyser les feedbacks et scores
   ├── Vérifier les fenêtres de crédits
   └── Consulter les logs d'activité

5. REPORTING
   ├── Exporter les données vers Excel
   ├── Analyser les performances par groupe
   ├── Vérifier la consommation des crédits
   └── Identifier les axes d'amélioration

Raccourcis clavier dans l'admin

Contacts et Support